仕事の仕方、効率化

【中間管理職必読】三つの必須スキルを磨いて、新年度に備えよう!

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必殺技

3月も最後の週が終わり、来週からは新年度が始まります。新しいメンバーや新入社員との出会い、新しい役職に就くのもこの時期には多いと思います。

そしてこの時期は、新しい年度をどう過ごすか考えている時期だと思います。僕もその一人です。そこで、新年度に向けて中間管理職に必須のスキルにはどんなものがあるか、あなたも僕と一緒に考えてみませんか。

必要なスキルが分かれば、新年度にどうするべきかが見えてくると思います。

1.中間管理職以前に必要だったスキル

あなたも僕も中間管理職になる前は、ただの一担当として与えられた仕事を毎日処理していましたよね。まずは比較のために、その時に必要とされていたスキルを思い出してみます。

1-1.実務処理能力

まず一番に求められていたのは「実務処理能力」ではないでしょうか。

毎日上司から与えられる仕事を処理するのは、担当者であるあなたでした。あなたが担当する業務をスムーズに処理するには、必要な規則や基準に則って、最適な課題の解決案を作成し、関連部署に確認をしたうえで、必要な手続きをする。仕事の節目では上司への報連相をして、全てが終われば報告書を提出する。

これらを滞りなく進めることが、実務処理能力です。

1-2.手際の良さ

仕事を進めるうえで、手際の良さは欠かせません。

手際よく仕事を進めるには、与えられた順番ではなく重要度によって優先順位を決めるであるとか、自分が一つの仕事を終わらせるのに必要な時間を見積れるとか、必要な資料をすぐに探し出せるとか、いろいろあります。

言い換えると、「相手が求める結果を最短で出すために、必要な環境や手段が自分の中で確立している」と言うことだと思います。

1-3.フットワークの軽さ

一言でいうと「すぐに仕事に取り掛かる」と言うことです。

デスクワークもそうだと思いますが、技術系の仕事をしていると現場の状況が刻々と変わっていきます。トラブルが起きてすぐに対処しなければ、トラブルはどんどん拡大していきます。まずは現場に向かうのが第一歩です。

仕事は何でも面倒と思いがちで、中には手を出しづらいものもあると思います。それを面倒くさがらずに、手をつけることで事態が解決に近づきます。

最初の一歩を早く出すのが、結果として仕事を早く終わらせる秘訣であり、フットワークが軽いということです。

2.中間管理職の必須スキル

それでは次に中間管理職に求められるスキルを考えてみます。一担当であった時のスキルとは違ったものに焦点を当ててみました。

2-1.視野の広さ

一担当として目の前の仕事だけを処理している立場ではなく、会社の方針に沿って自分の職場の方向性を決めて、メンバーに仕事をさせなければなりません。そのためには、会社の求めていることを理解しながら職場全体のパフォーマンスを上げていく必要があります。

自分を中心に上と下、更にはお客様や他の部署、取引先など、色々な要素を把握する力が求められてきます。

2-2.長期的な工程管理

これは担当として仕事を進めていくうえでも必要な能力だと思います。ただし、中間管理職になると、管理するスパンが変わってきます。

担当としての仕事であれば、ある仕事単位の工程管理が基本となります。それが中間管理職になると、基本の単位は半期や年度、ものによっては数年単位で管理するようになります。

おそらくどの会社でも、会社の方針として年度の計画に沿って仕事を進めていると思います。その会社の中の最小単位を預かる中間管理職は、会社が示す1年間の計画を職場単位の計画に落とし込まなければならないので、必然的に管理するスパンが長くなります。

2-3.観察力

中間管理職の仕事の中で、大きな割合を占めるのが「人事考課」です。毎年職場のメンバーを評価することで、次の年度の処遇やボーナスを決めるための指標となります。

人を評価するのは大変で、いくら評価する基準が決まっていても、簡単にはいきません。学校のテストとは違い、この仕事ができたから何点、できなかったら何点と言う風にはいきません。

なので、毎日メンバーがどんな仕事をどんな姿勢で取り組んでいるか、どれだけの成果が出せたのかを見ていなければなりません。

3.中間管理職の必須スキルを、どうやって磨くか

中間管理職に必須のスキルを3つ挙げてみました。それらは、どれをとっても簡単には身につきません。僕も中間管理職の経験が3年程度なので、これらのスキルに関してはまだまだです。

そこで、どうしたらこの3つのスキルを磨けるのか考えてみました。

3-1.視野を広げるにはRPGを応用する

視野が開けるということは、見る角度が変わるということだと思います。一つのものを近くで見るのか離れてみるのか、それとも反対側から見てみるのか。それは会社の中で言えば、一担当としてみているのか中間管理職の立場で見ているのか、経営者として見ているのかの違いです。

つまり、視野を広げるには違う立場になってものを見る習慣をつければ良いと言うことになります。それには「RPG」=「ロールプレイング」を応用するのが近道だと思います。

RPGでは、自分がゲームの主人公になりきってゲームを進めていきます。同じように、仕事をするときも自分が担当だったらどうするか、上司だったらどうするか、お客様ならどう思うかを考えることで、一つの立場から見ていたものとは違うものが見えてくるはずです。

3-2.工程管理は、何でも見積もりとチェック日を作る

1年間など比較的長い期間の仕事を管理するのは大変です。日々の仕事に追われていると、1ヶ月や2ヶ月はあっという間に過ぎてしまいます。なので、1年間のスケジュールが決まった時点で、どの仕事がいつまでにできそうか見積もり、その期間内でチェックポイントを設定します。

ただスケジューリングするだけでは、いつまでにどれだけ進める必要があるのか分かりません。工程管理は進捗管理と言えます。一つの仕事にかかる時間を見積って、見積もり通りできているかをチェックしていけば、修正も簡単にできます。これを繰り返していけば、見積もりの精度も上がっていき、仕事を進めるのが楽になっていきます。

3-3.観察力は、定点観測から始める

これは、管理職研修の講師から言われました。

漠然と人を見ていても、いつもと同じか違うかが分かりづらいので、見るタイミングを同じにすると比較が簡単になると言うものです。具体例を挙げると、休み明けの朝一番の状態を確認することで、しっかり休めたのかそうでないのかが分かりやすと言うことです。

この考え方を使って、仕事を頼んだ時の反応、途中経過や結果を報告に来た時の様子などポイントを決めておき、その違いを見ることで仕事に対する姿勢や達成感が分かりやすくなると思います。そこに自分の評価を加えることで、人事考課の時の材料が増えて評価がしやすくなります。

ただし、前提として観察した結果をどこかにメモしておいて、人事考課の時期に見直すことができる様にするのが大事です。

4.まとめ

いかがでしたか。中間管理職になる以前のスキルが必ずしも必要ではないですが、それができていると中間管理職になってから楽に仕事を進めることができる様になります。

今回は新年度に向けて、中間管理職に必須のスキル3つについて、改めて考えてみました。こうして考えてみると、頭では分かっていても実際にはできていないことばかりで、自分の反省になりました。僕は来年度、観察力の向上を重点的に磨いていこうと思います。

新年度に向けて、あなたも一緒にスキルを磨いていきませんか。

 

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