部下からの報告書、修正してもらうことってありますよね？場合によっては、同じ報告書を何度も直してもらうことも。
そんな時、部下に気持ちよく修正させるのって、なかなか難しいですよね。返事はしても、表情や態度から「どこが悪いの？」とか「何度も何度も」とか思っているのが分かるときもあります。
そんなのを見ると、頼むこちらもいい気持ちになりません。
そこで、頼む方も頼まれる方も、気持ちよく報告書の修正ができる頼み方をお教えします。
報告書作成を作り上げたことをねぎらう
修正箇所にマーキングする
報告書を受け取ったら、内容を確認しますよね。その時に修正すべき箇所があれば、マーキングします。
理由はふたつ。
- どこを修正してもらうか、自分が忘れないため。
- 修正を指示するときに、お互いに確認しあうため。
どこを修正してほしいのかを明確にしておかなければ、指示するとき話になりません。
マーキングしてある報告書を見ながら指示することで、勘違いを防げます。
僕は今まで赤ペンでマーキングしていました。でも最近考えたことは「赤ペンだと学生時代にあったテストの採点を連想して、若い部下は反射的に嫌な気分になるかもしれない」と言うことです。
そこで、Twitter上でこんなアンケートを取ってみた結果、約3割の人たちが赤ペンでの修正で嫌な気分になるとの回答でした。
アンケートの回答とは別に、こんな意見もいただきました。
「赤は強い色なので、人は視覚的に強い拒否を感じる」そうです。
全ての人ではないようですが、一定程度の割合で赤ペンでの修正に抵抗感があることは確かなようなので、試しに今後は青や緑などで修正してみようと思います。
HILO@HILO06721365さんをはじめ、Twitterでのアンケート調査にご協力いただいた皆さま、ありがとうございました。
2019年5月5日追記
上記のアンケートは性別、年代別ではなかったため、4月に20代の男女別にTwitter上で調査しました。
まずは20代女性の結果です。
✒️20代女性サラリーマン限定🖋
《アンケートのお願い》若いサラリーマンが気持ちよく仕事ができないか考えてます。
その1つとして
最適な報告書の修正を探してます。そこで上司に報告書を提出して
修正されるとき
何色のペンがいいですか❓結果は僕のブログでも公開します。
— あき庵@なまら悩める「もと」中間管理職 (@Middle__manager) April 13, 2019
続いて20代男性の結果です。
✒️20代男性サラリーマン限定🖋
《アンケートのお願い》若いサラリーマンが気持ちよく仕事ができないか考えてます。
その1つとして、最適な報告書の修正方法を模索してます。そこであなたが上司に報告書を提出して修正されるとき、ペンは何色がいいですか❓
結果は僕のブログでも公開します。
— あき庵@なまら悩める「もと」中間管理職 (@Middle__manager) April 24, 2019
20代は男性と女性、ともにほぼ同じ結果となりましした。
50％超の方が赤色での修正、そのあと青が25％、緑が17％、その他となり半数以上の方が赤での修正を希望している一方、赤以外での修正を希望している方もいることも分かりました。
報告書などの修正は、人に合わせた色を使うことで、より若手のやる気を引き出すことができそうです。
アンケートへの回答とTwitter上での拡散など、調査にご協力いただきましたみなさま、ありがとうございました。
報告書のいいところを褒める
修正を指示しなければなりませんが、まずは良くできている所をほめます。
ほめることで、部下はあなたが報告書を評価していると感じます。すると、そのあとの修正指示も肯定的な気持ちで受け取ることができます。
修正を指示する
修正を指示するときには、こんな感じにするといいでしょう。
文章の場合
どんな意図か確認する
その意図に合った表現を探させる
図や表の場合
大事な箇所を確認する
見え方の希望を伝える
2回目以降の修正の場合
まとめ
- 報告書作成を作り上げたことをねぎらう
- 修正箇所にマーキングする
- 報告書のいいところを褒める
- 修正を指示するときは、表現方法と重要箇所の確認および見え方の希望を伝える
- 2回目以降の修正の場合、自分の上司からの指示にする
「もうすでにやっている」と言うこともあると思います。
これらを意識することで、修正を指示する方とされる方、どちらも気持ちよく仕事を進められます。
今度、試してみてください。
それでは、この辺で。
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