あなたの職場、「報連相」はしっかりできていますか？
「いやー、なかなか上手くいってないんだよねー」て言うこと、ありますよね。僕の職場でも、以前は報告してこない部下がいました。
でも、あることをしてみたら、だんだん「報連相」のタイミングが早くなってきました。
その「あること」とはズバリ、
「部下をほめる」、特に「トラブルを報告してきたら、まずほめる」
これが今までで一番効果がありました！
どうして「トラブルを見つけたら、まずほめる」と報連相のタイミングが早くなるのか、サラリーマン歴30年の中間管理職で新入社員からベテランまで多くの部下を持ってきた僕が、その理由をお教えします。
「認められている」と言う安心感を与えられる
あなたは上司からほめられると、どんなん気もちになります？
もちろん嬉しいですよね。その「嬉しい」っていうのは「自分を認められている」というのが感じられるからです。
人はだれでも「承認欲求」があります。その承認欲求が満たされると安心します。そして、承認欲求が満たされるのに一番効果があるのは「ほめられる」ことです。
「ほめられる」⇒「認められた」⇒「嬉しい」
特に会社では、同僚より先輩、先輩より上司からほめられたほうが嬉しさは大きくなり、承認欲求もより満たされる傾向があります。
一度ほめることで部下の承認欲求は満たされ、さらに承認欲求を満たすために報連相をしてほめられる。これが繰り返されることで、部下からの報連相のタイミングが早くなってきます。
「報告すると喜ばれる」ことが分かる
部下からトラブルの報告を受けた時にやりがちなのは、
「なんでもっと早く言わなかったんだ！」
と、言うやつですが、これは最悪のパターンです。報連相が遅くなっていく第一歩です！
それならどうするのか？
「トラブルがもっと大きくなる前で良かった、ありがとう」
と言えばいいんです。
まず、「良かった」と言う言葉で喜んでいることが伝わり、「ありがとう」で感謝の気持ちが伝わります。つまり、上司の喜びと感謝の気持ち両方を伝えることができます。
そして何より、どんなタイミングでトラブルを報告されても、報告されたタイミングより時間が経てばトラブルは大きくなるもの。
つまり、「もっとトラブルが大きくなる前」に報告を受けたのは事実なので、何の気兼ねもなくほめることができます。
「結果的に短時間で処理できる」ことが分かる
トラブルに対しては前の項目で言ったとおり、報告を受けた時点より時間が経てばたつほど処理に時間と手間がかかります。体感で言うとトラブル発生から報告までにかかった時間の2乗に比例して、処理にかかる時間と手間が増えるイメージです。
トラブルを発見した部下は当事者のはずですから、もちろん処理にかかる時間と手間も分かるはず。そんな大変で重要な仕事が突然増えると他の仕事はストップしなければならず、結果として多くの時間を使うことになります。
それが分かれば、「次からトラブルがあった時は早く報告しよう」という風に意識が変わるのです。この変わった意識を定着させるには、「トラブルの報告を受けた時にほめる」ことが効果を発揮します。
「報連相で評価が上がる」ことが分かる
早め早めに報連相するということは、トラブルが起きた時に役立つだけじゃなく、トラブルの未然防止にもつながります。
つまり、余計な仕事を増やさずスムーズに仕事を進められ、部下個人の成果も上がりチームとしての成果も上がります。
すると、「あの時、こんな報告が上がってきたから、うまく進められた」とか、「トラブルを最小限にできた」とか、部下の人事評価でいい評価をすることができます。
自分のことを正当に評価されたと感じた部下は、大抵さらにがんばってくれます。どうしたら評価されるか分かっているので、報連相のタイミングが早くなる良いサイクルに入ります。
まとめ「報連相の徹底には、“ほめる”のがイチバン！」
部下をほめると、報連相が自然と徹底されていくものです。そして、報連相が徹底してくると、職場内の風通しも良くなって、メンバーのパフォーマンスも上がります。
中間管理職にとっては、いいことばかりじゃないですか‼
人をほめ慣れていないと最初は気恥ずかしいもので、何をほめたらいいのか分からないものです。まずは報告が上がってきたら、「よく報告してくれた、ありがとう」と言ってみましょう。そうすると、次からスムーズに言えるようになります。
ほめることで、
- 「認められている」と言う安心感を与えられる
- 「報告すると喜ばれる」ことが分かる
- 「結果的に短時間で処理できる」ことが分かる
- 「報連相で評価が上がる」ことが分かる
これらを部下が認識するまで続ければ、「報連相ができていない」ということが解消されます。
さっそく明日から部下をほめてみましょう。
それでは、この辺で。
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