あなたは中間管理職として、毎日部下をマネジメントする日々で、疲れ切ってはいませんか？僕は中間管理職になりたての頃、自分のことで精一杯で職場全体のことに手が回らないことがありました。
自分のことだけで精一杯という状況は、管理職ではなく一担当であったときと何も変わりがありません。
なぜ、そういう状況になるのか考えてみたところ、自分のことをうまくマネジメントできずに、目先の仕事だけを処理していたのが原因のひとつではないかと考えました。そこで、自分をうまくマネジメントするために、いくつか試したこととその結果をご紹介します。
僕の性格
まず、自分をマネジメントするために、自分がどんな人間かを考えてみました。
本来の僕はひどく怠け者です。可能であれば仕事はあまりせず、日がな一日本を読んでみたりテレビを見たり、時にはあてもなくドライブに出かけたり、自由気ままに暮らしたいと思っています。
けれど現実には、生活するためにある程度のお金が必要で、そのために働かなければならず、サラリーマンである僕は日々会社で仕事をしています。
また、怠け者である反面、妙なところに拘りがあり、何かを始めるとキッチリやりたいという意識も持っています。
そんな、相反する要素を持った僕が、自分をマネジメントするために、以下のことを試してみました。
スケジュール帳のサイズと使い方の見直し
中間管理職になるまでスケジュール帳として使っていたのは、ポケットサイズの手帳でした。
定例業務は会社の予定表で管理されています。オペレータと言う仕事柄、会議や外部の方と会う機会などもそれほど多くないため、自分のシフトとたまにある打ち合わせの予定を書くことができれば十分であったため、携帯に便利なポケットサイズの手帳を愛用していました。
けれど、部下を持つ身になってからは、自分だけではなくメンバーのスケジュールや職場として取り組んでいる仕事の進捗管理も必要になってきます。また、別の部署からの依頼や会議なども増え、小さなポケットサイズの手帳では書ききれなくなりました。
人によってはミスコピーを束ねたものを使っていて、打ち合わせにもそれを持って行き、そこに打ち合わせの内容をメモしているのを見かけました。僕の場合それではメモ自体をどこかに失くしそうなことと、何より見た目が嫌なので、大きめのスケジュール帳を使うようにしました。会社にいる間はパソコン右横にその日のページを開いたまま置いておき、いつでも書き込めるようにしました。
また、書く内容も自分のシフトはもちろん、部下の服務状況や依頼されたこと、打ち合わせのメモや部下への依頼事項、その日気になったことなど、本当にいろいろ書き込むようにしました。
こうすることで、いろんなものの締め切りやいつ何をやったかが見返すことができるようになり、気分が楽になりました。
タスクを全て書き出す
管理職になると、それまで以上に日々タスクが入ってきます。仕事の依頼元が上司であったり部下であったり他部署であったり、締め切りも数日のものから数か月先までに終わらせなければならないこと、打ち合わせなど様々です。また、部下への仕事も、誰に何をいつまでに終わらせるよう指示したか、分からなくなる時もあります。
そんなことが起こらないよう、タスクが発生するたびに机に常備されているスケジュール帳とメールソフトのタスク管理機能に必要なことを書き込んでいます。
書き込む場合は、相手先から指定された締め切りと一緒に自分用の締め切り日と着手する日を、それぞれの日付のページに書き込みます。そうすることで、その日が来るまで忘れていても、会社でスケジュール帳を開けば、必ず目に入ります。メールソフトも同様に、その日立ち上げるとタスク欄が表示されるように設定しておくことで、スケジュール表と同じ効果が得られます。
スケジュール帳とメールソフトで二重管理となりますが、僕の場合は両方を使うことでダブルチェックするようにしています。
あさイチでメールをチェックしない
仕事でパソコンを使うようになり、それとともに連絡手段として無くてはならないものとなったのが電子メールです。これが、なかなかの曲者でした。
管理職になりたての頃は、毎日出社後にしているミーティングで、それまで受信していたメールの中で重要なものを周知しようとしていました。けれど、管理職になってからは受信するメールの数が格段に増え、内容によっての振り分けに多くの時間を取られるようになりました。これでは、出社後一番のミーティングがいつまでたっても始められません。
本当は早めに出社してあらかじめメールをチェックしておくべきなのでしょうが、僕の勤務先では通勤専用バスを利用することとなっていて、マイカー通勤は特別な理由がない限り基本的に禁止されています。そんな事情で、勤務時間が始まってからのメールチェックにならざるを得ません。
そのため、思い切って出社後ミーティングでの重要メール周知をやめて、メールチェック自体を休憩時間前後や作業の待ち時間などの隙間時間にするようにしました。
これがなかなか効果的で、時間の融通が利くようになりました。出社後ミーティングも早く始めて早く終わるようになり、その後の作業がスムーズにできます。周知が必要なものはメールを転送したり、口頭でその都度周知することで十分です。そして何より、本当に重要で緊急な要件は電話がかかってくるので、電話が来てからメールを確認しても今まで支障は出ていません。
このことから、出社後一番にメールをチェックしなければならないというのは、自分の思い込みだったと感じています。
まとめ
いかがでしたか。僕が管理職となって改めて始めたことは、「手帳のサイズと使い方の見直し」、「タスクの書き出し」、「メールチェックの時間変更」の三つです。
今までは漠然とやっていた自分のマネジメントを、僕はこの三つを通して意識的にコントロールすることができるようになりました。
もし、この三つのうち一つでも、あなたがまだやっていない事があれば、試してみてはどうでしょうか。案外これだけで時間に余裕ができ、部下の様子を見る時間や課題の検討時間を増やすことができるようになります。
それでは、この辺で。
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