仕事の仕方、効率化

【若手社員必見!】仕事に取り組む基本姿勢は「どうしたら楽ができるか」

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サラリーマンとして働くということは、楽なことばかりではないということを、あなたも私も知っています。でも、本当は楽をしたいと思っていませんか。僕はいつも楽をしたいと思っています。

そんな、いつも楽をしたいと思っている、怠け者の僕が考える「楽をする」と言うことについて、お話しします。

1.仕事に対する意識

例えば手順の決まったルーチン業務を指示されたとします。その時、あなたはその手順通りに作業を進めますか。以前の僕は、与えられた手順に何の疑問も持たず、手順の通り機械的に作業を進めていました。けれど、ここ数年は同じ作業を進めるのであれば、もっと楽な方法がないか考えるようになりました。

きっかけは、ある作業で手順書通りに進めていたはずがミスが起こり、結果としてミスに対する報告書や再発防止対策などを作る作業が発生し、職場全体の忙しい期間が長く続いたためです。

2.同じ結果を出すならば、楽なほうが良い

手順が決まっていても決まっていなくても、最終目標は決まっているはずなので、仕事は楽に進められるに越したことはありません。

ただし、「楽」にもいろいろあって、単純に手順や工程が少ない、手順を間違えづらい・戸惑わない、一つ一つの手順の意味が分かるなどです。

その中でも一番大切なのは「手順を間違えづらい」ことです。ひとつでも手順を間違えてしまうと、正しい結果に辿り着かないだけではなく二度手間三度手間になったり、僕のように余計な報告書や対策作りに忙殺されてしまいます。

つまり、僕の考える「仕事で楽をする」と言うことは、「目先の楽」を追求するのではなく、全てが終わったときに修正ややり直しの必要がない「最小の手間」をかけるだけで、今までと同じかそれ以上の結果を得られることです。

3.楽をする時に、気をつけること

「全体の手間を最小にすることが楽をすること」と定義すると、気をつけなければならないことが幾つかあります。

まず第一に、安易な手順の省略をしないということです。面倒だからといって安易に手順を省略すると、必要な手順が抜け落ちる可能性が非常に大きいです。なので、手順を省略しようとする時は、それを省略した時に影響のある要素を全て洗い出し、本当に省略しても大丈夫か確認して、省略の可否を決定しなければなりません。

第二に、誰がやっても間違いようのない、分かりやすい手順にすることです。曖昧な表現にすると、どうして良いのか分からなくなる場合が出てきます。全てを明確に表現できれば問題ありませんが、止むを得ず曖昧な表現を使わなければならない時は、出来るだけ多くの判断材料を提示して、間違う可能性が最小となるようにします。

最後は、見直し前の手順より簡単になっているかどうかです。楽をするために見直して手間を省こうとした結果、逆に手順や工程が増える場合があります。その場合は、どちらが妥当な手順か比較して、より良いものを選択しなければなりません。もし仮に手順や工程が多い方が妥当と判断された場合は、そちらが全体として楽ができる方法ということになります。

4.楽をするのは、実は楽じゃない

前項を見ても分かる通り、楽をしようとすると、そこに至るまでに少なくない時間や手間がかかります。この手間を惜しむと、いつまで経っても面倒だと思いながら同じ作業を繰り返すことになります。

今まで通りの手順を使い続けるのも、安易に手順を省略するのも、本質的には目先の楽さを選んでいるだけす。

目先の楽さだけを追いかけても、本当の意味で楽をすることはできません。

5.楽をしようとする時に得られるもの

本当の意味で楽をしようとした時にだけ得られるものがあります。それは、その作業手順の本質を理解するということです。

見直そうとする過程で、一つひとつの手順にどんな意味があるか考え、必要か不要か、手順を入れ替えるべきか、足りない手順がないかなど、あらゆる可能性を考えることになります。

そうすることで、作業自体の全体像と手順の本質を理解することができます。それと同時に、その時得た知識はしっかり身につき、見直す手間を惜しまないと言う意識が根付きます。

6.まとめ

少しでも作業の手間を減らしたいと思っているあなたの参考になったでしょうか。

これを自分でやる事は勿論、後輩や部下にやってもらうと、その人のスキルアップにつながり、職場全体のパフォーマンスの向上が見込めます。

最初は時間がかかりますが、やってみる価値は充分あります。

 

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