仕事の仕方、効率化

【中間管理職の方へ】書きやすく見直しやすいノート作り五つのポイント

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ノート

中間管理職であるあなたは、会社で普段どんなノートを使っていますか。スケジュール帳やシステム手帳、会社支給のものからミスコピー用紙まで、選択肢がたくさんあって、どんなタイプにしようか迷ったり今のノートに使いづらさを感じてはいませんか。

僕も管理職になって、スケジュール帳やノートの使い方を見直したときに、どんなタイプのものをどんな風に使えばよいかひどく迷いました。

会社ノートの選び方や使い方でお悩みのあなたに、僕が3年間続けている仕事ノートの使い方をお教えします。きっとあなたが仕事ノートの使い方を見直す時のヒントになると思います。

1.使う場面とノートサイズの関係

まず、あなたがノートを使うのはどんな場面か想像してみてください。自分の席ですか、会議室で打ち合わせをしている時ですか、それとも出先の何もないところでメモを取らなければならないのでしょうか。

ノートサイズを考えるうえで一番大事なことは、自分が一番よく使うであろう場面で、メモをとるのにストレスにならない大きさであることです。

恐らく中間管理職であるあなたは、担当者として現場を飛び回っていた頃よりも、じっくりと腰を落ち着けて仕事をすることが多くなっているのではないでしょうか。かく言う僕も、若い頃とは違い、現場へ出る機会よりも自分の席で仕事をすることが多くなりました。

自分の席で仕事をすることが多いのであれば、ある程度のスペースを確保することができるでしょう。そんなあなたには「A5」または「A4」が使いやすいサイズでしょう。

僕の経験上、会議などでノートを持ち歩くこともあるので、紙面の大きさと携帯性のバランスが取れた「A5」が最適なサイズであると言えます。

そして、できるだけページ数の多いものを選ぶと、世代交代がゆっくりになるので、古いものを見返すときにノートを引っ張り出してくる手間が少なくなります。一般的に売っているものは、80~90枚160~180ページくらいがページ数の多さでは最大だと思います。

2.無地?横罫?方眼?

サイズが決まれば、次に考えるのは罫線の有無です。

これは、好みや職種によって大きく分かれるところですが、概ね次のように使い方で絞り込むことができます。

無地は一般的に自由度が高く万能で、どんな使い方もできる反面、紙面に基準となるものが何もないため、何でもまっすぐ揃えて書きたい人には不向きと言われています。僕も字が斜めになったりするのが気になるので、無地のノートは苦手です。一方、アイディア出しやデザインなど発想の自由さが求められる仕事には向いているものです。

横罫は文字をそろえて書くのには向いていますが、図を描いたりする場合には、罫線が邪魔に感じることもあります。ちょうど無地とは正反対の性格なので、文章を多く書く場合に向いています。

方眼は無地と横罫の中間的な性格で、文章を書く場合は文章の先頭も高さもそろえやすく、図を描くときにはマス目を利用してもよいですし、すっかり無視して書くこともできます。

使い方と好みの問題ではありますが、僕は文章を書くにも図を描くにも扱いやすい方眼をおすすめします。僕自身もすでに2~3年方眼ノートを愛用しています。

3.レイアウト

実際に使うときのことですが、全く何も考えずに使うという方法もありますが、仕事で使うことが前提となっているので、ある程度紙面の使い方つまりレイアウトを考えておくと、見返したときに内容が分かりやすくなります。

そこで、例として僕が使っているレイアウトをお教えします。

まず最初にノートを開いたとき、ページを縦半分に折り目を付けます。これで、1ページが左右2つのエリアに分かれたと思います。そして、一番上2行に日付と自分のシフトをノートの全体の中央ページまであらかじめ記入します。各ページで実際に使うのは3行目から下です。

左半分の3行目から、その日に手を付けるまたは締め切りのタスクをチェックボックス付きで記入します。右半分の3行目から下は、その日のメンバーの服務を記入します。タスクと勤務は僕の場合、10行あれば間に合います。

タスクの下には、その日の特記事項(トラブルやイベントなど)を書き込み、服務の下は依頼された仕事や依頼した仕事など業務分担を書き込んでいます。

左右エリアの区分は折り目ではっきりさせていますが、上下のエリアはその日の状況によって変わるため、若干余裕を持たせながらアバウトに使っています。

これだと、会議などのメモが十分できないと思われるでしょうが、心配ありません。お気づきでしょうが、僕はこのノートをスケジュール帳としても使っています。日付を書いていない真ん中以降のページをメモ欄として使います。1度の会議でたくさん書くことがあっても、これならページの続く限り連続してメモを取り続けることができます。

4.ちょっとした工夫

ここからは、使っていくうえで僕が工夫していることです。

まずは、ノートをむき出しでは使わずにカバーをかけています。趣味であるレザークラフトで自作した革製のカバーを付けて、見た目もそうですがノートがボロボロになることを防いでいます。

もう一つはできるだけ鉛筆やシャープを使わないようにしています。どうしても鉛筆やシャープは、使っているうちにノートの文字であるカーボンが反対のページに移り、黒く見づらくなってしまいます。そうならないように、ボールペンか万年筆を使うようにしています。色の基本はボールペンだと赤と青、万年筆だと赤と青、緑の3色を使い分けています。色分けのルールは重要なことだけ赤にして、それ以外は気分によって変えています。ほぼ一色ですが、黒ではないので少し気分が和らぎます。

そして、見やすさを考慮して、行間を方眼1マス分空けるようにしています。そうすることで、方眼の大きさに合わせて文字を書き込んでも過剰に詰まらず見やすくなると同時に、後で追記もしやすくなります。

5.紙面は余るくらいが丁度いい

僕の使い方の場合、1ページの中を見てもノート全体を見ても、余白が目立ちます。これをどう捉えるかは人それぞれですが、僕は丁度良いと思っています。

僕は高校まで学校で使っていたノートには、細かくびっしりと書くのが好きでした。書いたその時は何だかすごく勉強した気分になって満足できました。けれど、テスト前に復習するときは、びっしり書かれた文字が見づらいので、なかなか勉強が進みませんでした。それを今の使い方に変えてから、余白がある分見返しやすく、後から追記するのも楽になりました。

ノートはびっしり几帳面に書き込むのが好きな方には我慢できない使い方かもしれませんが、一度やってみると案外使いやすと思います。

6.まとめ

僕のノートの使い方は、A5方眼80枚以上のものを、ノート中央まではスケジュール帳として1ページを日付・部下の服務・タスク・イベント・依頼事項の5分割になったものを1日分、後半はフリーメモとして会議のメモ用などにしています。

この使い方は、あなたの役に立ちそうですか。もし一部でもお役に立てれば、本当にうれしいです。この記事が、ノートの使い方を見直すきっかけになればと思います。

少しでもノートを使いやすいものにして、成果のアップを目指してみてください。

 

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