仕事の仕方、効率化

仕事の強い味方!○○の活用で打ち合わせの効率大幅アップ!

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ホワイトボード

最近の打ち合わせや会議で、配布資料しか使わないことに違和感を覚えている、中間管理職あき庵です。

さて、あなたの職場で会議や打ち合わせをするとき、メンバーに資料を配布してますよね?僕の職場でも必要な資料は配布してます。

でも、ちょっと待ってください!その会議や打ち合わせ、配布資料だけで大丈夫ですか?もしかすると配布資料だけじゃ、会議や打ち合わせの効率は「そこそこ」かもしれませんよ。

僕の経験上、会議や打ち合わせの効率アップにはズバリ「ホワイトボード」!!これを上手に活用すれば、会議や打ち合わせの効率が「大幅にアップ⤴」します。

なぜ「ホワイトボード」の活用で打ち合わせの効率が大幅にアップするのか、その理由をお教えします。

1.「ホワイトボード」で「発言」を視覚化

打ち合わせの時、いろんな意見が出ますよね。でも、その意見、打ち合わせが終わるまで覚えてられますか?僕にはそんな芸当、とても無理です。でも、ホワイトボードに書き出しておけば、後から見直せます。

会議

話した内容を記録するなら、ボイスレコーダーでもいいんです。ただ、ボイスレコーダーは、話した内容を「その場で」振り返ることができません。

ホワイトボードなら、飛び交った意見を視覚化できて、さらにいい意見を出すことに繋げられます!

2.「ホワイトボード」で「思考」の手助け

メンバーの意見をホワイトボードに書き出すことで、言葉を視覚化できました。次のステップは、視覚化した情報の活用です。

視覚化された意見は、配布資料などと見比べてみたり、その場にいる全員がアイディアを考えるための、大事な手がかりです。

これをホワイトボードなしでやると、すごく大変です。

打ち合わせの最初の頃に出された意見が思い出せなかったりすると、思考が深まりません。もしかすると、忘れた話題が「大事なヒント」だったかもしれません。

ホワイトボードメモ

3.「ホワイトボード」で「やり残し」をチェック

打ち合わせが進んで行くと、最初の頃の話を忘れることがあります。でも、その日やるべきことを、あらかじめ書き出しておくことで、「やり残し」がないかチェックできます。

打ち合わせでやるべきことを忘れていると、手間が2倍3倍かかります!

余計な手間と時間をかけないようにするには、「ホワイトボード」が大きな味方です!!

チェック

4.「ホワイトボード」で「意識」を集中

ホワイトボードに大きな文字で書かれると、嫌でも意識がそちらに向きます!

これはすごく大事なことで、手元の資料だけじゃメンバーの意識を一つに集中させるのは難しいです。

何より手元の資料だけだと、メンバーの視線は手元にしか行かないので、何かを思いついても発言に繋がりづらいものです。

打ち合わせをしているのに、メンバー全員がうつむいていては、いいアイディアは出てきません。

打ち合わせに意識を集中させて、いいアイディアを出してもらうためには、ホワイトボードで視線を上げることが有効です!

注目

5.「ホワイトボード」で「議事録づくり」の効率化

出された意見はホワイトボードに書き出されています。それをもとにすると、議事録づくりも短時間で済みます。僕の場合、ホワイトボードの内容を書き写すヒマがないときは、スマホのカメラで撮影して、後から見直して報告書や議事録を作ります。

ただ記憶を辿ったり、ボイスレコーダーの内容を書き起こすより、短時間で要点を抑えたものが出来上がります!

バッチリ

6.まとめ

どうでしたか?

僕の経験上、打ち合わせの効率アップには「ホワイトボード」が欠かせません!

打ち合わせのテーマによっては配布資料が必要ですが、配布資料だけだと資料に意識が集中してしまうので、時間だけが過ぎていくことがよくあります。

そうならないためにも、ホワイトボードを上手に使って、実りある打ち合わせにしていきましょう。

 

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Leather Craft あき庵

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