仕事の仕方、効率化

【中間管理職必読!】ストレスを溜めない四つの考え方

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疲れ

今この記事を読んでいるあなたは、仕事のストレスに悩まされていませんか。僕にも経験がありますが、特に中間管理職になりたての頃や異動に伴う転勤前後では、普段以上のストレスに悩まされていました。

けれど、あるとき考え方を少し変えてみたことで、気持ちが楽になり過度のストレスが収まり、必要以上に仕事や悩みを抱え込むことが激減しました。

そんな風に僕をストレスから開放してくれた考え方をご紹介します。

1.ストレス要因をまずは考える

一口にストレスといっても、その要因となるものは様々です。ただ、ある程度の分類は可能です。僕を悩ませていたストレスは、大きく分けて次の三つです。

1-1.仕事量に起因するもの

まず最初は「仕事量」によるものです。要は「忙しい」と言う状態です。この「忙しい」が曲者で、いつの間にか負のスパイラルに突入してしまいます。

「忙しい」にも三種類あり、単純に一つの仕事の量が多い場合と、忙しさでゴールが見えない場合、そして量が多くてゴールが見えないと言う状況です。その内一番単純なのは、仕事量が多い場合です。この場合、今抱えている仕事が終われば、ひとまずストレスから開放されます。けれど、大概は次の仕事が待っています。

次に大変なのはゴールの見が見えない、あるいはゴールが遠すぎる場合です。会社の仕事である以上、ゴールがないはずはあり得ませんが、あまりに遠いところにゴールが設定されていて、まるでゴールが見えないように感じてしまいます。

僕の場合を例にすると、上司に検討書や報告書を提出する場合です。書類を提出してもフィードバックが何もなかったり、逆に何度も修正のため差し戻しになると、いつになったらパスするのか、この状態が永遠に続くのではないかと錯覚してしまいます。それと同時に「次もどうせ修正されるのだろう」と言う無限ループに陥り、パフォーマンスが低下していきます。

そして三つ目は、先の二つが複数組み合わさった状態です。あなたが想像するとおり、それぞれ単独の場合に比べると2倍3倍あるいはそれ以上のストレスが、長期にわたり継続します。更に残念なことに、会社の仕事は概ね複数の案件が同時進行しているので、この三つ目のパターンが一番多いケースになると思います。

1-2.トラブルに起因するもの

仕事もプライベートも、多かれ少なかれトラブルに見舞われることがあります。原因が自分にある時もあれば、身内(仕事であれば部下、プライベートであれば家族)の時、全く知らないところからの影響の時もあります。

どれをとっても、いつもと違う状態になるのでストレスは増えていきます。特に仕事上のトラブルでは、その処理自体が短期間で終わっても、再発防止対策の検討や実施までに時間を要する場合がほとんどです。この検討や実施までの間は、何かしらのストレスを長期継続的に受けるとこととなってしまいます。

ただし、トラブル処理がイメージどおり最短で終わった場合は、ストレスは達成感に変わります。この場合、ストレスが大きければ大きいほど、達成感も大きくなる傾向があります。

1-3.人間関係に起因するもの

会社でどんな仕事をしていても、人間関係から開放されることはありません。特に上司からは短時間で結果を出すよう求められ、部下からは仕事を減らすか人を増やしてほしいと言われ続けます。どちらの言い分も正しいと思える場合がありますが、自分の裁量や権限でできることとできないことが必ずあります。上司と部下、お客様を含めて、全員が喜ぶようなことをできるとは限りません。と言うか、ほぼ無理なことです。

けれど、何かしらの解決策を見つけようとすると、誰にどこで折れてもらうか落としどころを見つけ、納得してもらうための材料を集め、うまく説明する。考えただけで気の遠くなる非常に嫌な仕事ですが、中間管理職の仕事の大部分は、これに当たるのではないかと思います。

更に自分対誰かの人間関係だけではなく、誰か対誰かの間に入らなければならないケースもあります。部下同士が悪い雰囲気で仕事に支障が出るような場合は、何かしらの対応をしないまま放置しておくと、職場自体のパフォーマンスも落ちてきます。そんな自分とは直接関係ない出来事でも、何とかして解決しなければなりません。けれど、両者が納得するような方法を考えるのは大変なことです。それが、感情的なものが原因であれば、更に難易度は上がります。

2.ストレス要因に共通する「コントロール不能」

中間管理職が感じるストレスの主な要因として、仕事量とトラブル、人間関係の三つを挙げました。どれを取っても、あなたも僕も日々感じていることだと思います。ただ、これらを見比べてみると、共通するものが隠れています。それが「コントロール不能」であると言うことです。

人は自分の身の回りで起きていることのうち、コントロール可能なものに対してあまりストレスを感じません。けれど、自分ではコントロールできず不本意に何らかの対応を強いられた時には、大きなストレスを感じます。

僕の場合、技術系という仕事柄、設備トラブルはつきものです。ただ、そのトラブルがすぐに対処可能なものであったり、想定の範囲内の出来事であれば慌てることなく冷静に対処できます。それが、全くの想定外で誰も経験したことのないようなトラブルの場合、ひどいストレスがかかります。また、想定外であったり未経験だったものは、必然的に再発防止対策を考えなければならないため、仕事量の増加によるストレスがかかるという負のスパイラルに陥ります。

3.ストレスから解放される四つの考え方

ストレスは様々な形で襲ってきますが、その根っこには「コントロール不能」なものに対処しなければならないと言うことが、大きな部分を占めています。コントロール不能なので、その事象自体を防ぐことはできませんが、一つだけ自分でコントロール可能なものがあります。それは、起こった事象に対する「考え方」です。

それでは、「三つのストレス要因」に対する、「四つの考え方」をご紹介します。

3-1.仕事量には「早めに」と「繰り延べ」をうまく使い分けるべし

仕事は放っておくと当然増えていきますが、早く終わらせても次の仕事がどんどん入ってきます。つまり、仕事を早く終わらせても放置していても、その量は変わらないか増えていくだけで、減ることはほとんどありません。

そこで、こんな風に考えてみます。ポイントは二つ。

一つ目は「これ以上仕事を増やさないよう、早め早めに仕事を終わらせよう」、二つ目は「この仕事が今日終わらなくても、締め切りは先だしトータルの仕事量は変わらない」。この二つをうまく使い分けることで、ストレスは軽くなります。

勤務時間中は普段あなたも考えている通り「早めに終わらせる」モードで仕事をします。ただし、適度な休憩を忘れないでください。そして、就業時間が近づいてきたら「トータル量は変わらない」モードに切り替えます。

ここで注意しなければならないのは「早めに終わらせる」モードの時に期限付きの仕事を優先的に取り組み、期限が比較的先のものを「トータル量は変わらない」モードか隙間時間で処理しなければいけません。もし逆にしてしまうと、締め切り間近の仕事が山積みになって、ストレスだらけになってしまいます。

決算時期などの繁忙期には不向きかもしれませんが、終業時間を自分の中の「予定退社時間」に置き換えることで、過度なストレスと残業を防ぐことができます。

3-2.トラブルは起きることが「当たり前」

どんな仕事でも、トラブルや不具合はつきものです。であれば、「トラブルは起こって当たり前、何もなければラッキー」と考えておけば、トラブルがあっても当たり前のことが起こっただけなので、いくらか心に余裕ができます。いくらかでも余裕があれば、冷静になるきっかけを作ったり、初期対応開始までのタイムラグを縮めることができます。

僕の経験上、経験したことのないトラブルが起きた時に、どれだけ短時間で冷静になれるかが非常に重要です。冷静になれば、その事象がどうして起こったのか、この後どうなるのかを予測して、トラブル拡大を防いだり終息させることができます。

トラブルに見舞われると誰もがパニック状態になり、冷静ではいられなくなります。そんな時、職場のリーダーであるあなたが冷静なることで、周囲も落ち着き全員で次の手を考えて対応できるようになります。そうすることで、あなただけに過度のストレスがかからず、職場全体でストレスを分散することができます。

3-3.人間関係は、時に「割り切り」も必要

人間関係は自分が当事者であればまだしも、誰か対誰かと言う自分の知らないところで起こっていることに対しては、どうすることもできません。けれど中間管理職と言う立場上、部下同士などの対人トラブルを放置しておけば職場全体の雰囲気が悪くなるので、見て見ぬふりはできません。

そんな時には、過度に問題に立ち入らず、問題のある当事者と個別に対応し、仕事に支障が出ていることや周囲にも影響が出ていることなど事実を伝えて、最低限仕事に支障をきたさないよう注意するに留めるのが得策だと思います。

本来であれば、当事者同士のわだかまりを解決したり相談に乗るべきなのでしょうが、そうした時に自分にも相応のストレスがかかります。無事問題を解決できれば良いですが、解決できなかったり悪化した場合は自分も当事者になります。第三者であった時と比較にならないようなストレスに見舞われるでしょう。

あなたに心の余裕があるのであれば、問題解決してあげるのが一番ですが、心に余裕がないのであれば、必要以上のことは触れないという割り切りも必要ではないでしょうか。

3-4.大前提として「経営にかかわる問題は経営層に報告すべし」

これまで挙げてきた考え方は、自分の裁量や権限の範囲内でできることで、日常のほとんどのことは何とかなるはずです。けれど時には他部署との調整や経営にかかわる問題も出てくるでしょう。そんな自分の権限を超えるような問題は、さっさと上司や経営層に手渡しましょう。そうすることで、あなたの手が届かない範囲のことを心配する必要がなくなります。

あなたの手が届かないことで悩むヒマがあれば、今抱えている仕事を一つでも多く終わらせることが大事です。そうすることで、あなたのストレスも減って会社に利益をもたらすでしょう。

4.まとめ

いかがでしたか。今回考えたのは、気持ちを切り替えるための考え方です。

実際に僕が中間管理職になりたての頃、トラブルが続いたり、担当時代と同じような仕事の仕方で何でも抱え込んで、ひどいストレスに悩まされました。そのせいで20年止めていた煙草に手を出しそうにもなりました。けれど、ある時開き直って考え方を変えてみると、気持ちが楽になりました。

これで全てのストレスから解放されるわけではないと思います。けれど、試してみることで楽になるかもしれません。この対処法で、少しでもあなたのストレスが軽くなればと思います。

 

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