仕事の仕方、効率化

若手社員必読!劇的に仕事がスピードアップする唯一の方法

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新幹線

若い頃は、締め切りまで時間のある仕事を、ついつい先延ばしして、結局締め切りギリギリに慌てふためくことが多かった中間管理職あき庵です。

あなたも仕事を先延ばししたばっかりに、苦労してるんじゃないですか?まあ、先延ばしする理由はいろいろあると思います。今手をつけている仕事だけで手一杯だとか、事前調査が面倒とか、理由はないけど気分が乗らないとか、気分が乗らないとか、理由はないけどめんどくさいとか…

でも、仕事の締め切りは容赦なくやってきますよね。そんなことは僕もあなたも分かっているはずです。でも、なかなか早く仕事を終わらせられない、いつも締め切り直前に切羽詰まっている、そんなあなたのために僕が実際にやってみて劇的に仕事のスピードが速くなった方法をご紹介します。

1.締め切りギリギリで慌てる理由は、ただひとつ!「手をつけるのが遅い」から!!

まず、締め切りギリギリで慌てる原因を考えてみましょう。

頭を抱える

僕の場合、決定的だったのは「手をつけるのが遅い」、この一点です。理由はいろいろありますが、ここをクリアできれば、僕の経験上、後で慌てる確率はグッと低くなります

手をつけるのが遅くなる理由は大きく分けてふたつ。「まだまだ時間がある」ことと「めんどくさい」この2点がクリアすべき大きな壁です。

では、どうしたらこの大きな壁を乗り越えるなり、破壊するなりできるのでしょうか?

2.何も考えずに、「とりあえず手をつける」!

今までできていなかったことを、確実にやるのが一番の解決策です。それはズバリ「とりあえず手をつける!」これ無くして、締め切り直前の緊張感から解放される手段はありません。

じゃあ、何で今まで、すぐ仕事に手をつけてこなかったんでしょう?「今忙しい」「まだまだ時間がある」「めんどくさい」ですよね。僕もそうです、よく分かります。

でも、毎回めんどくさかったり、忙しかったりするわけじゃないはずです。忙しくても、締め切りギリギリまで仕事を溜めない時もあったはずです。

忙しい職場

3.期限がまだまだ先でも「さっさと手をつける」!

期限が先で時間的に余裕があるならば、今の仕事が一段落して忙しくない時に手をつけたらいいと思いますよね?でも、本当にそんな「忙しくない時」は来るんですか?

確かに忙しくない時期と言うのもあります。でも僕の経験上、そんなに都合よく忙しくない時期はきません!!

3.いま忙しくても、とりあえず「手をつける」!

いろんな仕事に追われて忙しいときもあるでしょう。そんな時でも、まずは新しい仕事に手をつけましょう。本格的ではなくてもパソコンで仕事のタイトルを打つだけでもいいです。手帳に思いついたことを書き留めるだけでもいいです。

とりあえず手をつけておけば、他の仕事が一段落した時に、手をつけやすくなります。

PCとノート

4.とりあえず「手をつける」のは、思い付きを逃がさないため!

これは最近実感することが多くなったんですが、新しい仕事を頼まれたとき、頼まれた途端にどう進めていくか、どんなことを調べなければならないか、資料をどう作るかなどを、反射的に思い浮かべていました。

これを利用しない手はありません。

とりあえず思い付きをメモして残しておきましょう!

5.何か思いつけば5割、形になりさえすれば片付いたも同然!

何をすべきか思いつけば、半分の5割程度は終わったようなものです。思い付きを実行して、その結果を報告書や資料にまとめれば、それで7~8割は終了、もう片付いたも同然です。

ガッツポーズ

残り2~3割は上司のチェックを受けて修正すればOKです。

あ、提出前にデータのチェックだけはしっかりやって下さい。これが間違っていると、資料全体の信ぴょう性がなくなってしまいますから。

6.10割で提出を目指してはダメ!

なぜ10割をめざしてはダメなのか?それは、いつまでたっても仕事が終わらないからです。10割100%を決めるのは誰でしょう?少なくともあなたではなく、あなたの上司やその上司、お客様です。あなたの10割、あなたの100%で作った資料でも、必ず修正が入ります。なので、あらかた形になった7~8割のできで、あなたの上司に一度提出して見直すべき場所を洗い出してもらうんです。

下書き

これだけでも相手が欲しい資料や報告書が、いつもより短時間で出来上がります。

7.まとめ

仕事は優先順位をつけて、締め切りの差し迫ったものを先に片づけなければダメと、よく言われます。確かにその通りではありますが、それだけでは仕事は早く終わりません。
締め切りの早いものを優先的に片付けながら、割り込みで入ったものはアイディアをメモしておく。こうするだけで、更に仕事のスピードは上がります。

人間は、誰かに何かを言われると、自動的にそのことに関連したことを思い浮かべます。それをその場で逃さなければ、あと回しにしてもスムーズに作業が進みます。

今日から仕事を頼まれたら、まず思いついたことをメモしてください。すぐ手をつけるときも、後から始めるときも一緒です。そうすることで、今までより劇的に速く良い仕事ができるようになります。

一緒に素早く、いい仕事をしていきましょう!

 

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Leather Craft あき庵

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