人材育成

【検証中】スケジュール管理できない部下を変える一つの試み

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スケジュール

非常に人付き合いが苦手な中間管理職あき庵です。けれど、会社ではそんなこと言ってられないので、毎日“中間管理職”を演じています。

そんな訳で、今日もその一環として部下の一人A君と個人面談しました。表向きの面談テーマは「研修後に立てた学習スケジュールの進捗確認」、けれど本当のテーマは「計画に沿った行動を、どうやらせるか?」

さて、どんな内容の面談だったのか、あなたにこっそりお教えします。

1.A君の受けた研修とは?

A君は去年4月に入社した2年目社員、去年の年末に新入社員の必須研修を受講して、研修後6ヶ月間の行動計画を作りました。行動計画では、2年目末に向けた目標を設定し、そのためにやるべきことをスケジューリングするものです。研修後3ヶ月目と6ヶ月目で本人と上司が面談して進捗状況の確認や必要なアドバイスをします。

2.なぜ5ヶ月目で面談をしたのか?

今は研修受講後5ヶ月目で、本来ならば面談は必要ない時期です。ではなぜ、この時期に面談しようと思ったのか?それはズバリ、計画通り進んでいないと予想したからです。聞いてみると案の定、計画通り進んでいないとのこと。

どうして計画的どおりに進んでいないことが分かったか不思議ですか?でもそれは非常に簡単なことです。種明かしをすると、前回の3ヶ月目面談の内容と自分の経験を照らし合わせた結果だからです。

面接

3.前回の3ヶ月目の面談では?

恐らくここまでの流れから、あなたも薄々感づいていると思いますが、A君の行動計画は3ヶ月目の時点でほとんど進んでいませんでした。理由を聞いてみると、毎日の仕事が忙しくて調べ物が思うように進まないとのこと。この時は、やることを細かく分けてスケジューリングすることで1回の量を減らしてはどうかと提案してみました。

4.自分の経験と重ね合わせると

A君の雰囲気が僕と同じで、計画的に何かをするのが苦手なように感じました。A君に限らず、入社して間もない若手には計画を立てて行動するのが苦手なタイプが多いです。僕もそんな時期が長く続いていました。なので、A君の気持ちも分かります。

5.計画通りに動いてもらうには?

いくら気持ちが分かると言っても、上司としては計画通り進めてもらわなければ困ります。この研修だけではなく、この先も仕事を続けるならば、スケジュールを立てて行動することが必須です。そのためにどうしたらスケジュールどおり行動する習慣ができるのか、A君に考えてもらい行動に移してもらわなければなりません。

けれど、そう簡単にはいかないので、まずはきっかけ作りからです。

6.今回のアドバイスのポイント

今までどおりでは何も変わりません。それなら、どうしたらいいでしょう?今までのA君の行動をヒアリングしてみると、日々の仕事に振り回されていて、自分のやりたいことに手が届かないケースが多いことと、いつ何をするのか曖昧であることが分かりました。このふたつを今回の改善ポイントとして、次のようなことを提案してみました。

7.予定をスケジュール帳に書き出す

まず手始めに、いつ何をするかスケジュール帳に書き出してみるよう提案してみました。

彼のスケジュール帳の使い方は自分の休日を書いている程度とのことなので、まずは週に1日だけ自分のやるべきことをする日を設定して書き出すように提案しました。機械のオペレータという仕事柄、細かな仕事上のスケジュールを立てる必要性があまりないので、まずそこから見直すことにしたのです。

ただ、いきなり毎日ガチガチのスケジュールでは、ハードルが高くて続かないことが簡単に想像できます。なので、まず週に1回だけ自分のための調べ物をする時間を確保することで、スケジューリングの習慣を作るように仕向けるのです。

ノート

8.なぜスケジュール帳に書き出すのか?

スケジュール帳に書き出すということは、自分に予約を入れることです。そうすることで、仕事をコントロールすることができます。

日常の仕事が多くても、それとは別に自分のやらなければならないこともあります。自分で自分に予約を入れなければ、大事なことでも先延ばしになります。けれど、スケジュール帳に書き出しておけば、自分のやるべきことと期限が一目で分かります。

もちろん前提条件として、スケジュール帳を毎日チェックするのは当然です。

9.前回のアドバイスと違うこと

前回3ヶ月目の面談でもスケジュールを立てることをアドバイスしました。今回も同じようにスケジュールを立てるように提案しました。けれど、前回との決定的な違いは、週一でスケジュール帳に予定を入れることと、できたスケジュール帳を僕に見せることを義務づけました。

前回のアドバイスで変わらなかったのなら、同じことを言っても変わりません。なので、僕から一歩突っ込む形で提案しました。まあ、提案と言うよりも業務命令ですけどね。

10.相手の反応は?

彼の反応は、目で見て分かるくらい渋いものでした。まあそうでしょう。口では「分かりました」と言っても、まさかそこまで言われるとは思っていなかったはずですから。社会に出たのだから、そこまで言われる筋合いはないと思っているかもしれません。

自分を考える

11.なぜ、ここまで口出ししたのか?

でも、サラリーマンであろうがなかろうが、スケジュールを立てて行動することは必要なことです。スケジュールは自分で立てなければ、誰も作ってくれません。仮に誰かが作ってくれたスケジュールで仕事をすると、今のように仕事に振り回されて、自分のやりたいことが後回しになります。そんなことも彼には説明しました。

仕事に振り回されず、自分で仕事をコントロールするためにも、自分でスケジュールを立てることはとっても大事なことです。

12.彼はやる気になったのか?

とりあえず、彼が勉強したいことのうちの一つは僕が教えられそうだったので、さっそく来週勉強会をすることでスケジュールを立てました。僕が積極的にかかわることで、A君のやる気に火が着けばと思います。

ちなみにこの勉強会は、来週だけではなく定期的に続けようと密かに思っています。

13.まとめ

昨日言ったばかりで、すぐに行動が変わるなら苦労しません。僕も身につかない習慣がたくさんあります。なので、今すぐA君が変わるとは思っていません。けれど、時間をかけて少しずつ変われるよう、手を変え品を変えしてサポートしていこうと思います。彼からは鬱陶しがられると思いますが(笑)

A君がその後どうなったかは、もうしばらくお待ちください。

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Leather Craft あき庵

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