人材育成

新入社員の「やる気」を引き出すチェックリストを試作

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ガッツポーズ

いつも若手社員の育成に悩んでいる中間管理職あき庵です。

あなたは新入社員をはじめとした若手社員の教育は、どんな風にしていますか?指導員を決めて、なんでも教えてますか?それとも本人に仕事を任せて、分からないことをその都度教えるパターンですか?

どちらの方法にしても、新入社員時代に仕事で必要な最低限の知識を教えることがスタートですよね。最低限のことといっても、職種によって様々だと思いますが、おそらくどの職種も膨大な知識やスキル、テクニックがあると思います。そんな膨大な知識やスキルを短期間で教えるには、新入社員のやる気が必要不可欠です。

そこで今回は、僕が来年度の新入社員教育に向けて考えている、新入社員のやる気を引き出すチェックリストの作り方を紹介します。(今年は新入社員が配属されませんでした)

やる気

1.必要な知識やスキルの洗い出し

まず一番大事なのは、どんな知識や技術が必要なのか、洗い出すことです。これができていないと、次のステップには進めません。

では、なぜ洗い出す必要があるのでしょうか?

仕事を覚えてもらうのも、いつもの仕事と同じで「何を」、「どれだけ」、「いつまでに」をはっきりさせなければなりません。その最初の段階として「何を」をはっきりさせる必要があります。

この時大事なのは、「必要な全てのこと」「細かく」リストアップすることです。文章ではなく箇条書きにすることを意識すると、出しやすくなるでしょう。

2.項目のグループ分け

最初にリストアップしたものをグループ分けします。

まずは「優先度」の高いものと低いものに分けてみます。それぞれの項目が多いようであれば、高・中・低など更に細かくしてみても良いと思います。

次に「知識」と「実技」に分けてみます。技術系の職場であれば、知識と技術の両方が必要になってきます。これらを分けることで、やるべきことが具体的になります。

こうしてグループ分けをすることで、「いつまで」に「どれだけ」というボリューム感が見えてきます。

3.並べ替えと期限設定

今度はグループ分けしたものを並べ替えします。

例えば、優先度の高いグループの中で、知識と実技それぞれの優先順位が高い順にリストを並べます。それらをグループごとに、いつまでに覚えてもらうかの期限を決めます

必然的に優先度の高いものは期限が短く、低いものは長くなります。

4.チェックリストづくり

前項までで、教育スケジュールが出来上がったはずです。ここからは、そのスケジュールを、どうやって管理していくかです。

そのためには、前項まででリストアップした項目をチェックリストにします。それぞれの項目の横にいつやったかを書き込めるスペースを作ります。この時、書き込みスペースに目盛りを打ったり、「目標達成」の場所をマーキングしておきます。

イメージは下のような感じです。黄色のセルは中間目標、赤色のセルは最終目標と言う感じで作っています。この辺は職場の状況に合わせて作ればよいと思います。

教育チェックリスト

教育チェックリスト

5.チェックは本人、上司が月一確認

使い方は簡単です。

新入社員が配属された時点で、どれだけのことをいつまでに覚えなければならないか、チェックリストをもとに説明します。

あとはリストを本人に渡して、何かを教わるたびにチェックリストに日付を書き込んでもらいます。それを月に一度、新入社員とあなた、教育指導員で確認します。

項目ごとに期限が設定されているので、期限までに終わっていないものは翌月優先的に取り組む、やったことでも自信がないのであれば再度やるなど、翌月以降の教育方針を立てるのにも使います。最終目標まで到達していても何かをやれば、その時も日付を書き込みます。

6.チェックリストにする狙いは「見える化」と「やる気」

 

こういうものは簡単でないと続かないので、手間を最小限にするように日付を入れるだけにしました。

その狙いのひとつ目は、新入社員に自信をつけてもらうことです。自分で毎日リストを見て日付を入力することで、自分が何をどれだけやったか一目で分かります。特に実際に自分の手を動かす「実技」は、「これだけやっている」と言う実感が自信に結びつきやすいものです。

もう一つの狙いは、「やる気」を引き出すことです。僕もそうなんですが、赤や黄色のセルなどの目標が目に見えていると、そこまでの空白を埋めたくなるように感じます。それを利用して、本人が「もう少し」とか「次はこれ」と思えるようにしてみました。

 

やる気満々

今もそうですが、僕の職場では覚えなければならないことも、それに対する期限もある程度決められています。けれど、それがうまく機能していないと感じていました。じゃあ、なんでうまく機能していないのかを考えてみると、使いづらい様式と教育を受ける側のやる気を引き出すようなものじゃないからだと思えます。

なにせ僕が新入社員だった30年前と全く同じ様式を使っているのです。当時からものぐさだった僕が使いこなせなかったものでは、今の新入社員たちもきっとめんどくさいと感じているでしょう。

7.まとめ

仕事の本質や覚えるべきことは今も30年前も、ほとんど変わっていません。けれど環境は大きく変わりました。

団塊世代の大量退職で職場は若年化しました。けれど求められる仕事は昔以上なので、若年層のレベルアップや新入社員の早期戦力化が欠かせません。なのに、教育のしかたは昔と同じです。

教育のためのマニュアルは整備されていますが、むしろ若年化が進んだことや日々の仕事に追われて、昔に比べて教育にあてる時間が少なくなったように感じます

それらをカバーできないか、今回のようなチェックリストを試作してみました。

社内のシステムはすぐに変わりませんが、自分の職場で試して効果があれば隣の職場、そこでも同じように効果が出れば部門というように広げていこうと思っています。

 

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