4月も折り返しになりました。あなたの職場には新入社員が来ましたか？残念ながら今年は僕の職場に新入社員の配属はありませんでした。
新入社員の配属はなくても、この時期は新入社員教育の事を考え、過去の自分を振り返って「次に新入社員が入ったら、こんな風にしよう！」と決意します。そうは思っても、次に新入社員が入ってくるのは早くて一年後。この決意を忘れないためにも、今回は新入社員教育の中で重要だと考えている「個人面談」にフォーカスしてみます。
新入社員と面談する目的
あなたは新入社員が配属直後に、個人面談をしましたか？僕は中間管理職になってから新入社員が配属されると、その日のうちに個人面談をしています。また、配属直後だけではなく、定期的に面談をしてきました。その時に心がけているのは、次の四つです。あなたに当てはまるものはありますか？
お互いのことを知る
こちらも向こうも、配属直後はお互いのことが分かりません。こちらは採用時の資料を見て、学歴や出身地程度は分かっていても、どんな人間なのかは全く分かりません。なので、まずはどんな人間なのか話をしてみます。向こうも同じように、ぼくのことが分からないので、会話を通して僕のことが分かるような話題も出していきます。
教育目的・目標の共有
これは配属直後で二番目に重要だと思います。
職場に配属されると、決められた期間は教育に充てられて、その目的は仕事の基本を覚えてもらうことです。期間は職場によって違いますが、教育期間が終了した時点で「ある程度の仕事が一人でできる」ようになってもらうのが目標です。
これをお互いに共有していておくことで、教育する側と受ける側が同じ意識でその期間を過ごすことができます。
期待感の表明
新入社員に対しては、これが一番大切です。
新入社員は新しい環境に不安感を持っているはずです。どんな人が職場にいて、自分は受け入れられるのか。どんな仕事があって自分にもできるようになるのか、などなど。僕もあなたも新入社員当時には、同じことを感じていたはずです。
そんな不安な時に、職場から受け入れられていると感じることができれば、それだけで安心できるものです。それを感じてもらうには、面談で本人に向けて直接伝えてあげるのが一番簡単で確実な方法です。
教育方法・内容の軌道修正
これは教育期間が長いときですが、ポイントを決めて定期的に面談することで、それまでの教育状況の確認と、次のステップに向けた軌道修正をすることができます。
また、最初に共有した教育の目的や目標を再確認して、お互いのモチベーションを上げることにもつながります。
最適な面談のタイミングと内容とは
それでは、どんなタイミングで面接したらよいのでしょうか？僕は次のタイミングで、時間をしっかり確保してから面接するようにしていました。あなただったら、どんなタイミングで面接しますか？読みながら、ちょっと考えてみてください。
配属直後
まずは配属直後です。仕事の内容と職場の編成、これからのことを説明することがメインになります。当然、教育期間や目的・目標をお互いに確認します。その他にも職場での禁止事項など社内ルールもある程度説明しておかなければなりません。
仕事に関することはメモを用意する
この時の新入社員は何も知りません。なので、どうしても伝えたいことが多くなってしまいます。新入社員にメモを取らせながら話すのも一つの手だと思いますが、向こうが話に集中できなくなります。
そこで僕がやっていることは、伝えておきたい内容を簡単にまとめたペーパーを渡すことです。伝えたいことを箇条書きで並べただけのものですが、後から見返しても良いですし、そこにメモしてもらっても構いません。大事なのは「この先どんなことをするのか、どうなってほしいのか」を目に見えるようにすることです。
プライベートにも触れてみる
相手が嫌がらなければ家族などのプライベートなことも聞いてみるようにしています。「家族が病気がちで帰省することが多い」などの事情があるかもしれません。仕事で考慮しなければならないこともあるので、本人の了承が得られる範囲で聞いておくようにしています。
どの話題にも自分の経験を織り交ぜる
配属直後の面談で重要なことのにあった「お互いを知る」のためには、新入社員の話を聞き出すだけではなく、自分のことも話す必要があります。向こうが話しやすなる雰囲気づくりのためにも、その時の話題に関する自分のことを「少しだけ」話しています。
あくまでも「少しだけ」です。自分のことばかり話していては、向こうが話せなくなってしまいます。
配属後１～２週間後
職場の雰囲気が分かって、一日の仕事の流れも分かってくるのがこの頃です。ここまでの感想を聞いたり、向こうからの要望やこちらの希望や次のステップに向けた話をします。
この頃には「思っていた仕事の内容と違う」と感じる人が出てきます。そんな時は、「なぜ今の仕事をしなければならないのか」、「自分のやりたい仕事をするには、どうしていけば良いのか」を丁寧に説明する必要があります。もし即答できないようであれば、一旦保留にして、別の機会に改めて説明してあげると、納得感を持って仕事に取り組んでくれます。
毎月1回程度
僕の職場では教育期間が長いので、月に一回程度は面談するようにしていました。内容は教育スケジュールの進捗確認や悩み事、その他雑談も含めて何でも話すようにしています。もちろん、こちらも要望も伝えます。
注意するのは先程も言った通り、自分のことは話題のきっかけに「少しだけ」話して、あとは向こうに話させるようにします。そうして、今どんなことを考えているのか、何に行き詰まっているかを聞き取るようにしています。
研修・出張前後
研修や出張の前後は可能な限り面接していました。と言うか、面接と言うほど改まったことではなく、研修や出張がどんな感じか説明して緊張をほぐしたり、行った先でどんな感じだったか聞いてみたりしています。
どんな効果があるのか
新入社員との面談は、どんな効果があるのでしょうか？僕が以前受けた管理者研修と実際面談して実感したことを総合すると、次の三つの効果が大きいと感じています。
新入社員の承認欲求を満たすことで信頼感につながる
人は誰でも「認められたい」と言う「承認欲求」を持っていると管理者研修で教わりました。
僕自身のことはあまり分かりませんが、確かに話を聞いてもらいたい時があります。話を聞いてもらうだけで気が楽になって、スッキリします。別段、何かに対する答えや解決策が欲しいのではなく、話を聞いて同意してもらうだけでいいのです。
自分にそんな時があるように、新入社員も話を聞いて欲しいときがあるはずです。社会人になって知らない土地で一人暮らしを始めたりすると、なおさら話を聞いてくれる人は少なくなります。職場の上司と言う立場でも、こちらが話を聞く準備ができていると態度で示すことで、新入社員の承認欲求をある程度満たすことができます。
これを繰り返すことが信頼感につながっていきます。
お互いの足りない部分を確認できる
入社してから間もないときに面談すると、具体的な質問をしなければ答えが返ってこないことが多いです。けれど、職場に慣れてくると「何かないか？」の一言で、色々な話が聞けるようになります。中には仕事の指導に関する要望のこともあります。それはしっかり聞いて、これからの教育に活かしていきましょう。
また、こちらからも新入社員に直してほしいことがあれば、この時に理由も含めて説明すると、お互いに良い方向へ向かっていくことができます。
ただし、話の順序が大切です。必ず新入社員の話を全て聞き終わってから、最後の締めとしてこちらの要望を伝えましょう。順番が逆だと新入社員は「要求だけしてきて、こっちの話はさっぱり聞いてくれない」と思います。新入社員が話を聞く態勢になるように、まずは話を聞いてあげましょう。
新入社員の思いを教育に活かす
新入社員と面談していると、本当にいろんな話題が出てきます。中には仕事に関係ないこともありますが、それも聞いてあげましょう。そして、仕事に関する要望や教育に関することは、今の新入社員だけではなく、この先やってくるであろう新入社員の教育にも活かせるように整理しておきましょう。
もちろん、今いる新入社員教育に活かせるように、必要なことは職場内で共有します。
まとめ
いかがでしたか？新入社員と面談するときに、何を話すか漠然としたままでは効果がありません。
- お互いのことを知る
- 教育目的・目標の共有
- 期待感の表明
- 教育方法・内容の軌道修正
これらを意識することで、
- 新入社員の承認欲求を満たすことで信頼感につながる
- お互いの足りない部分を確認できる
- 新入社員の思いを教育に活かす
と言う効果があります。
忙しい中、しっかり時間を取るのは難しいかもしれませんが、ぜひ、定期的に新入社員と面談をして、彼らの話を聞いてあげてください。そうすることで、お互いが仕事をしやすくなり、教育効果もあがって職場全体のパフォーマンス向上が向上します。
それでは、この辺で。
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