もうすぐ4月、「新入社員」がやってくる季節です。あなたの職場には、新入社員が配属されますか。僕の職場は今年は新入社員が配属される予定がなく、少し寂しく感じています。
新入社員が配属されるのは楽しみだと思う反面、仕事を教えるのが面倒だと思いますよね。管理職であるあなたが直接新入社員に仕事を教える場面は少ないと思いますが、いつもの仕事を抱えながら教えるあなたの部下は大変だと思います。そして、管理職であるあなたには、新入社員の仕上がりに対する責任がのしかかってきます。
そこで今回は、新入社員が配属される前にやっておくと、後から新入社員教育が少し楽になることを、僕の経験を交えながらご紹介します。すでに知っていること、やっていることがあるかもしれませんが、少しの間お付き合いください。
新入社員指導員を決める
あなたの職場でも、新入社員を受け入れるとき最初にすることが指導員を決めることだと思います。僕の会社では、主指導員と副指導員の二人体制でカリキュラムの作成、教育内容ごとの講師の分担、教育報告書作成、実務指導をしています。
教育指導員がやることは、あらかじめ大体決まっていると思います。それに加えて、管理職であるあなたと指導員の間で、次のようなことを最初に確認しておくことで、新入社員配属後に戸惑うことが少なくなります。
新入社員に関する情報は、指導員に集約する
新入社員に対して、何をどういうタイミングで教えるかは、あなたからの指示がなければ、基本的に指導員が決めることになります。なので、新入社員にかかわる情報は指導員が知っておく必要があります。普段の様子や仕事の覚え具合など、当事者同士だと気づかないことも、周りから見ると分かることがあります。そういう情報は指導員に集めて、教育方針やカリキュラムに役立てることができます。
また、最初の内は新入社員からの質問も指導員に集約することで、他のメンバーへの負担を減らします。
僕は新入社員の情報を指導員だけではなく僕にも教えてもらうよう、職場のメンバーにも伝えることで、新入社員の情報を指導員と共有するようにしていました。
指導員は仕事を教えるだけではない
新入社員が最初に頼りにするのは、年の離れた管理職であるあなたではなく、年の近い指導員や直近の先輩社員です。そのため新入社員と指導員の接触は必然的に多くなります。そこで、指導員には仕事だけではなく、仕事に対する姿勢や社内での暗黙の了解ごとなど、明確な定めはなくても必要なことを教えてもらうようにします。
新入社員は別世界から来たので、あなたの会社の常識や一般常識を教えてあげなければなりません。まずは一番身近な指導員が教えるのが良いでしょう。
もちろん要所は管理職であるあなたが指導してください。
職場全体の意思統一
新入社員という別世界の住人が、あなたの職場に加わることで、多少なりとも混乱が起きます。それを最小限にするため、あらかじめメンバー全員と意思統一をしておきましょう。それができるのは、管理職であるあなただけです。
ちなみに僕はこれからお話しすることを、1～2ヶ月に1回程度、新入社員が不在の時を狙って、繰り返しメンバーに伝えるようにしていました。
新入社員は職場全体で育てる
普段、新入社員には指導員が身近についていますが、100%指導員に任せっきりにはできません。指導員から要請されたり気が付いたことがあれば、職場全体で協力しましょう。
最初は何も知らない新入社員が、戦力となる時期が早くなるか遅くなるか、どれだけの力量をつけることができるかは、本人の努力はもちろん必要ですが、職場全体の協力体制も不可欠です。
定期的なミーティングなどで協力を依頼したり、あなた自身が協力することで、職場全体の雰囲気を盛り上げていきましょう。
新入社員教育は面倒だと口にしない
全く何も知らない人に、一から仕事を教えるのは簡単なことではありません。相手である新入社員は、僕やあなたが持っている常識がまだないので仕方のないことです。そこで教育が面倒だと思うことは、ある意味仕方のないことだと思います。けれど、それを口に出しては、職場の雰囲気が悪い方向に流れていき、悪い雰囲気は新入社員にも伝わってしまいます。
新入社員教育は確かに手間がかかります。けれど、僕もあなたも職場の全員が、先輩方に手間をかけてもらって今の姿になっているのです。そのことを職場全体で確認して、新入社員教育をするための良い雰囲気づくりをしていきましょう。
教える側が諦めない
新入社員の全員が、仕事をすぐに覚えて戦力になるとは限りません。得手不得手があったり、要領の悪い人もいます。けれど、それは個性であり、本人にもどうにもならないことがあります。新入社員がすぐ仕事を覚えないからといって「教えてもムダ」と考えてはいけません。
「教えてもムダ」と考えて何もしないのは、新入社員教育という業務を放棄したことになります。
僕も思うように仕事を覚えてくれない部下を持ったことがありますが、毎日ノートを提出させたり、不意打ちで質問してみたり、メモ帳の中身を見て書き方をアドバイスしたりと、色々なことを試してみました。
どの方法がどれだけの効果が出るのか分かりませんが、思いつく限りの方法を試してみてください。新入社員に合った教え方があるはずです。
新入社員も含めた職場全体で、効果のある教育方法を探すことが「教えるのがムダ」と考えるより何倍も前向きです。そうすることが、職場全体で新入社員を育てていくことだと思います。
指導員に対する配慮が必要
指導員には長期にわたって、新入社員教育の中心として面倒を見てもらわなければなりません。新入社員教育も仕事のひとつなので、他の業務に対しても配慮が必要です。
業務配分を考える
僕はこれがうまくできず、指導員にはいつも負担をかけていました。
指導員として新入社員と接している期間、特に新入社員配属から1~2ヶ月間は、ほぼ付きっきりになります。その間に他の大きな仕事を担当させると、どちらも中途半端になってしまいます。少なくても新入社員に手のかかる間は、新入社員教育に専念することで、最終的に新入社員が早く戦力になります。
新入社員に手がかからなくなるまでは、可能な限り他のメンバーで仕事を分担し合うようにするのが理想です。
困ったときの対応をルール化する
指導員が新入社員と対応していく中で、指導員だけでは解決できないことが必ず出てきます。仕事を何度教えても覚えないだとか、言うことを聞かない、教えても反応がないなど、内容は様々です。
そんな時にどうするかルール化しておくと対応がスムーズになり、指導員に余計なストレスをかけなくて済みます。
具体的には「困ったときには、すぐ上司に報告する」ことを明確に伝えておくのです。そうすることで、教育上の問題点や課題などがタイムリーに管理職であるあなたに伝わってきます。
指導員から報告を受けた内容によって、あなたが指導員にアドバイスしたり、新入社員に直接指導したり、場合によってはあなたの上司に報告して判断を仰ぐと良いでしょう。
大切なことは、指導員がストレスを抱え込み、新入社員教育だけではなく仕事全体へのやる気をなくさないようにすることです。そのために、「困ったときは、あなたに報告する」ことをルールとして決めておきましょう。
新入社員教育も、情報収集が命
どんな事でも情報が大切です。早く情報が入れば、それだけ早く対応できます。新入社員教育でも他の仕事と同じように、しっかりと情報を集めましょう。
月に一度は定期報告を受ける
報告は指導員と新入社員の両方から受けましょう。教育期間が長いときは、あまり短期間で報告するようにしておくと、お互いに負担になったり変化が見えづらかったりするので、1ヶ月に1回程度を目安に報告を受けると良いでしょう。
報告は書面やメールではなく、直接指導員や新入社員から受けましょう。十分な時間を取って、相手の話を一通り聞いてから、自分が聞いておきたいことに答えてもらいます。この時一緒に困っていることがないかも確認することで、これ以降の教育に反映することができます。
指導員の報告を受けてから、新入社員の報告を受ける
指導員の報告の中には、必ず新入社員に対して直接言いづらいことが含まれています。それを聞き出して、新入社員の報告を聞くときに新入社員に伝えます。教える側と教わる側で、覚え具合の認識が違うことが多いので、まずは教える側の認識を聞いておくと、教わる側と話をするうえで、必要な指摘をできる様になります。
新入社員からも指導員や職場のメンバーに要望などが出てきますが、それは個別に指導員や他のメンバーに伝えます。
まとめ
いかがでしたか。僕が今までやってきたことや、経験上やったほうが良いと思う新入社員配属前の準備をご紹介しました。
大切なことは「新入社員は指導員を中心として職場全員で育てること」と、「全員で新入社員を育てていく雰囲気」を作ることだと思います。
これからの季節、期待と不安に胸を膨らませている新入社員と、どんな若者が来るのか期待と不安を抱く先輩社員が対面します。
お互いに気持ちよく仕事を教えたり教わったりして、明るい将来につながればと思います。
この記事が、新入社員教育をどうしようか、悩んだり迷ったりしているあなたの参考になれば幸いです。
それでは、この辺で。
中間管理職にとって、だいじな仕事のひとつに「人材育成」があります。これがイチバン大事です。そんな「人材育成」をするときに、僕が試したことや教わったことをまとめました。「人材育成」に悩んでいるあなたのヒントになると思います。[…]
⇩シェアしてもらえると、励みになります。